Reuniões Produtivas

Sérgio Biagi Gregório

As reuniões começam bem antes e terminam bem depois dos horários preestabelecidos. Para que uma reunião seja realizada, há necessidade de entrar em contato com os participantes através de cartas, telefonemas e correio eletrônico. Há necessidade de se escolher os tópicos a serem discutidos e as pessoas a serem convocadas. Pode-se falar que é um preparativo, tal qual o da pessoa que vai falar em público. O orador tem o tema com antecedência, esforça-se por fazer um bom roteiro e fica atento ao tipo de público que irá se expressar. O mesmo deve ocorrer com a pessoa encarregada de uma reunião.

A organização de uma pauta traz ganhos de tempo. Espelhando-nos no ditado militar em que "O reconhecimento do terreno nunca é tempo perdido", a pauta de uma reunião serve para prever o que irá acontecer durante a sua realização. Se os participantes souberem, com antecedência, o que se discutirá, virão, com certeza, mais bem preparados. Na pauta podemos ordenar os itens a serem debatidos: os temas polêmicos podem ficar para o final da reunião.

Liderar uma reunião é fazê-la atingir o seu objetivo e sua eficácia. O coordenador da reunião deve se preparar antecipadamente, inclusive pedindo a proteção dos bons Espíritos. Se todos os participantes estiverem concentrados num único objetivo, a reunião ganhará em produtividade e execução. Os temas escolhidos não devem ser gerais. Exemplo: não devemos fazer uma reunião para diminuir despesas; ao contrário, a reunião deve ser feita para diminuí-la em 10, 15 ou 20%. O líder deve ter a perspicácia de saber o que cabe e o que não cabe à reunião. Muitas coisas podem ser tratadas por conversas reservadas ou correspondência.

A reunião não acaba no término: as idéias, as dúvidas e as decisões continuam. Para tanto, convém que os participantes possam não só dar idéias, mas também levá-las para casa, no sentido harmonizá-las com o todo de uma organização, quer seja pública, privada ou filantrópica. Levar para casa as decisões e as conclusões serve também para uma reflexão sobre a organização do trabalho. Daí podem surgir sugestões para a melhoria da produção ou do relacionamento entre as pessoas.

Uma boa liderança exige dedicação à reunião. Transformemos as nossas reuniões numa espécie de trabalho espiritual e muito lucraremos com isso.

São Paulo, 16/8/2006

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